چگونه به برنامه ریزی خود پایبند باشیم؟ (6 استراتژی موثر)

به گزارش وبلاگ جی فورس، برنامه ریزی کردن برای انجام به موقع کارها بسیار مهم است اما مهم تر از برنامه ریزی کردن، پایبندی به برنامه ریزی است. حتما برای شما هم پیش آمده که برای زمان خود برنامه ریزی نموده اید ولی نتوانسته اید به آن پایبند باشید. اگر این مشکل، زیاد برای شما پیش می آید باید در خصوص روش های برنامه ریزی خود تجدیدنظر کنید و راهکارهایی برای پایبندی به برنامه ریزی یاد بگیرید. در ادامه با خبرنگاران مگ همراه باشید تا در خصوص روش های پایبندی به برنامه ریزی بیشتر بخوانید.

چگونه به برنامه ریزی خود پایبند باشیم؟ (6 استراتژی موثر)

چرا برنامه ریزی کردن اهمیت دارد؟

در دنیای امروزی که مشغله های زیاد و کارهای متعددی برای انجام دادن داریم، برنامه ریزی کردن ضروری است. بسیاری از افراد هم زمان با کار مشغول به تحصیل هستند یا مادران شاغل، هم زمان با کار باید برخی از وظایف منزل و وظایف مادری را هم انجام دهند.

برنامه ریزی کردن یاری می نماید تا از زمان خود به برترین شکل ممکن بهره ببرید و وقت تلف شده نداشته باشید. اگر به درستی برنامه ریزی نکنیم نمی توانیم وقت های مرده را پیدا کنیم و خیلی زود ممکن است بیشتر وقت خود را صرف کارهای غیرضروری کنیم، بدون اینکه متوجه آن باشیم.

اگر می خواهید یک زندگی همراه با بهره وری داشته باشید و اوقات تلف شده را به حداقل برسانید، باید اصول برنامه ریزی کردن را یاد بگیرید. وقتی برنامه دارید، صبح که از خواب بیدار می شوید دقیقا می دانید که تا انتهای روز چه کارهایی برای انجام دادن دارید و چه زمان هایی را می توانید به استراحت و سرگرمی اختصاص دهید.

برای برنامه ریزی درست ابتدا باید کارهای ضروری خود را روی برگه یادداشت کنید. سپس کارهایی که باید در طول یک روز انجام دهید، اولویت بندی کنید. در برنامه ریز ی های خود حتما باید وقتی برای استراحت و سرگرمی در نظر بگیرید.

بعد از اولویت بندی کارها برای هر کدام زمانی که مناسب است اختصاص دهید. هم مدت زمان انجام کار را معین کنید و هم ساعتی از روز که باید به آن اختصاص دهید. در برنامه ریزی خود باید کمی هم انعطاف پذیری داشته باشید تا در صورت وقوع اتفاقات غیرمنتظره، مسئله ای برای پایبندی به برنامه ایجاد نگردد.

چرا باید به برنامه ریزی خود پایبند باشیم؟

بیشتر افراد زمانی که تصمیم می گیرند نظم و سامانی به زندگی خود بدهند، کاغذ و قلم برمی دارند و کارهای خود را یادداشت می نمایند. سپس برای هر کاری که دارند، زمانی را در نظر می گیرند. این برنامه ریزی یاری می نماید که بدانید چه کارهایی برای انجام دادن و چقدر زمان برای هر کار دارید.

اما بسیاری از کسانی که برنامه ریزی می نمایند فقط تا مرحله نوشتن برنامه خود پیش می فرایند و موقع عمل کردن به برنامه که می گردد، با مشکل روبرو می شوند. پایبندی به برنامه ریزی از خود برنامه ریزی کردن اهمیت بیشتری دارد.

دلایل مختلفی باعث می گردد که نتوانید به برنامه خود پایبند باشید و کارهای شما ناتمام و انجام نشده باقی بمانند. یکی از این دلایل، این است که از ابتدا موقع برنامه ریزی کردن، واقع بین نیستید. مثلا زمان کمی برای هر کار در نظر می گیرید یا وقتی برای سرگرمی و استراحت نمی گذارید.

اگر شما هم از این دسته افراد هستید که با پایبندی به برنامه ریزی مشکل دارند، از راه چارههای زیر برای اصلاح این عادت بهره ببرید. بسیاری از دلایلی که باعث می شوند نتوانیم به یک برنامه ریزی پایبند باشیم، ناشی از برنامه ریزی نادرست است.

راه چارههای پایبندی به برنامه ریزی

برای اینکه به برنامه ریزی های خود پایبند باشید و به اهداف خود برسید، این 6 راه چاره را امتحان کنید.

1. از آغاز کردن نترسید

ممکن است تابه حال در زندگی خود برنامه ریزی نکرده باشید یا از آن دسته افرادی باشید که برنامه ریزی می نمایند اما نمی توانند به آن پایبند باشند. برای اینکه بتوانید در برنامه ریزی کردن پیروز باشید و کارهای خود را طبق همان برنامه انجام دهید، نکاتی که وجود دارد که باید در نظر بکیرید.

مثل بسیاری از کارها، در برنامه ریزی کردن و پاینبدی به آن، مهم ترین قسمت، آغاز کردن کار است. آغاز کردن یک کار و عادت کردن به آن، سخت ترین قسمت ماجرا است. برای اینکه بتوانید به برنامه ریزی کردن و کار کردن مطابق برنامه عادت کنید باید برای خودتان انگیزه ایجاد کنید.

برای ایجاد انگیزه می توانید به جنبه های مثبت برنامه ریزی کردن و پایبندی به آن فکر کنید. مثلا اگر همه چیز طبق برنامه پیش برود شما فرصت کافی دارید تا به کلاس آموزشی مورد علاقه خود بپردازید یا برنامه تلویزیونی مورد علاقه خود را ببینید.

یکی دیگر از روش هایی که می توانید برای ایجاد انگیزه از آن بهره ببرید این است که برای پایبندی خود به برنامه، یک جایزه در نظر بگیرید. مثلا اگر امروز توانستید طبق برنامه پیش بروید، در انتهای روز آن خوراکی خوشمزه که هوس کردید برای خودتان خریداری کنید یا چیزی که همواره دوست داشتید خریداری کنید، به خودتان هدیه دهید. اگر طبق برنامه پیش نرفتید باید از این هدیه ها محروم شوید.

نکته دیگری که باید بدانید این است که ایجاد هر عادت تازه در افراد معمولا بین 3 هفته تا 66 روز طول می کشد. یعنی زمانی که برنامه ریزی می کنید، باید به خودتان مدتی را زمان بدهید تا کاملا به آن عادت کنید. در این مدت که به برنامه تازه عادت می کنید می توانید متناسب با تجربه خود، تغییراتی در برنامه ایجاد کنید که پایبندی به آن را برایتان دلپذیرتر می نماید.

مثلا ممکن است بعد از چند روز متوجه شوید که زمان استراحت کمی برای خودتان در نظر گرفته اید و بیشتر اوقات خسته اید. اگر اولین برنامه ای که نوشته اید برایتان مناسب نبود، ناامید نشوید و آن را تغییر دهید تا به برنامه ریزی مطلوب دست پیدا کنید.

در نهایت، حتما از یک پلنر یا دفتر برنامه ریزی خوب برای این کار بهره ببرید. این دفتر برنامه ریزی می تواند یک دفتر فیزیکی باشد یا یک اپلیکیشن موبایل. فرقی نمی نماید که از کدام استفاده می کنید. تنها نکته مهم این است که حتما برنامه خود را جایی ثبت کنید تا جلوی چشم شما باشد.

2. تمام برنامه های خود را ادغام کنید

معمولا بسیاری از افراد چندین منبع برای برنامه ریزی کردن دارند. مثلا، هم پلنر روزانه دارند، هم یک تقویم بزرگ برای برنامه ریزی ماهانه و هم یک تقویم آنلاین که رویدادهای نزدیک را به آن ها یادآوری می نماید. این روش درست نیست و شما باید تمام کارهایی که در طول روز یا در طول ماه دارید، در یک جا جمع آوری و مرتب کنید.

وقتی برنامه ریزی های جداگانه و پراکنده دارید، این احتمال وجود دارد که برای هر کار، زمانی کافی در نظر نگیرید. یا برخی روزها سرتان به قدری شلوغ گردد که نتوانید تمام کارها را به موقع انجام دهید.

برای اجتناب از این مشکل سعی کنید از یک تقویم، یا یک اپلیکیشن برای برنامه ریزی همه کارهای خود بهره ببرید. امروزه اپلیکیشن های زیادی برای این کار طراحی شده اند. در این اپلیکیشن ها می توانید تمام کارهایی که در طول روز دارید حتی کارهای شخصی را دسته بندی کنید. حتی رویدادها و قرار دیدار ها را هم می توانید در تقویم این اپلیکیشن ها اضافه کنید و زنگ هشدار آن را فعال کنید.

با جمع کردن تمام کارهای خود در یک تقویم یا پلنر، از فراموش شدن برخی از آن ها جلوگیری می کنید. بعلاوه لازم نیست که دائم به اپلیکیشن ها و برنامه ها و تقویم های مختلف مراجعه کنید تا بفهمید که امروز باید چه کاری انجام دهید.

علاه بر این، اینکه در یک نگاه بدانید کل کارهایی که باید انجام دهید چقدر است، به شما حس بهتری برای انجام دادن و تمام کردن آن ها می دهد. بعلاوه، بهتر می توانید زمانی خالی و وقت برای استراحت و سرگرمی خود پیدا کنید.

3. برای کارهای ضروری زمان ثابت معین کنید

در برنامه ریزی خود برای کارهای ضروری زمان ثابت و معینی در نظر بگیرید. کارهایی مثل قرار دیدار با دیگران، وقت مراجعه به پزشک و… از جمله کارهایی هستند که زمان ثابت و غیرقابل تغییر دارند. این کارها را نمی توانید به خاطر انجام چیزهای دیگر، جابه جا کنید.

در طول روز ممکن است کارهایی مثل دور زدن در شبکه های اجتماعی، مرتب کردن لباس ها، چک کردن ایمیل ها و کارهای مشابه دیگر باعث گردد که کارهای ثبت شده در برنامه ریزی خود را به تاخیر بیاندازید. این کارها شاید در ابتدا کوتاه به نظر برسند و ضرری برای برنامه شما نداشته باشند اما خیلی زود متوجه می شوید که ساعت ها وقت شما را می گیرند.

وقتی برای کارهای ثابت در برنامه ریزی خود زمانی معین می کنید حتما زمانی برای کارهای مرتبط با آن هم در نظر بگیرید. مثلا قرار دیدار با یک دوست فقط به همان دو ساعت دیدار شما محدود نمی گردد. باید خودتان را به محل قرار برسانید یا اینکه قبل از رفتن دوش بگیرید. در واقع هر کاری که در برنامه خود می گنجانید حتما قبل و بعد از آن، زمانی های دیگر برای رفت وآمد، آماده شدن و… را هم در نظر داشته باشید.

علاوه بر این، بعد از کارهایی مثل بیرون رفتن و قرار دیدار، حتما زمانی را برای بازگشت به خانه و کمی استراحت در نظر بگیرید. کارهای خود را پشت سر هم در برنامه نگنجانید و بین آن ها فرصتی برای استراحت و تغییر حال وهوای خود مشخص کنید. ضمناً باید در نظر داشته باشید که کارهایی مثل قرار دیدار، ممکن است بیشتر از آن چه که انتظار دارید طول بکشند.

4. هر بار روی یک کار تمرکز کنید

بسیاری از افراد تمایل دارند که وسط انجام کارهای خود، یک دور کوچک در اینستاگرام بزنند یا نیم نگاهی به صفحه نمایش همکار خود داشته باشند. در این مواقع شاید احساس می کنید که مغز شما به کمی استراحت احتیاج دارد. بعدا در خصوص در نظر گرفتن زمان برای استراحت بین کارها صحبت می کنیم اما در این مرحله ضروری است بدانید که بهتر است در آن واحد، فقط روی یک کار تمرکز کنید و تمام توجه خود را معطوف کاری کنید که در حال اجرا آن هستید.

تمرکز کردن روی یک کار باعث می گردد که آن را زودتر و بهتر به خاتمه ببرید. کارهایی که باعث اخلال در انجام کار می شوند می توانند به میزان ای مخرب باشند که ناگهان بعد از یک ساعت متوجه شوید که وقت زیادی را برای آن اختصاص داده اید و وقت کارهای دیگر را هم از دست داده اید.

البته اخیرا در خصوص چندوظیفگی یا انجام چند کار به طور هم زمان زیاد صحبت می گردد. برخی فکر می نمایند که این کار به خصوص برای افرادی که حسابی سرشان شلوغ است، نقطه قوت محسوب می گردد اما می تواند بهره وری شما را تا حد زیادی کاهش دهد.

وقتی هم زمان چند کار مختلف را انجام می دهید، هر بخش از مغز شما روی یک کار تمرکز دارد. در نتیجه برای انجام کارها، از تمام ظرفیت و توانایی خود استفاده نمی کنید. در این شرایط، احتمال اشتباه کردن بیشتر می گردد.

شاید فکر کنید که با انجام چند کار به طور هم زمان، میزان زیادی در وقت خود صرفه جویی می کنید و وقت بیشتری برای کارهای دیگر دارید. اما باید ببینید این صرفه جویی در وقت به چه قیمتی تمام می گردد؟ تحقیقات نشان داده است تغییر جهت دادن بین کارها و پروژه های مختلف، می تواند بهره وری افراد را تا 40 درصد کاهش دهد.

به جای انجام چند کار هم زمان، ابتدا اولویت های خود را معین کنید. بیشترین تمرکز و توان خود را روی کارهای مهم تر بگذارید. نکته اصلی در مدیریت زمان هم این است که از وقت خود به برترین شکل بهره ببرید تا کارهای مهم را با پیروزیت به خاتمه ببرید نه لزوما در کمترین زمان ممکن.

5. برای استراحت برنامه ریز کنید

وقتی به طور کامل و صددرصد روی یک موضوع تمرکز می کنید، ضروری است که بین کارهای خود حتما وقتی برای استراحت و سرگرمی در نظر بگیرید. یکی از تکنیک هایی که می توانید برای این منظور بهره ببرید، استفده از تکنیک پومودورو است.

در این تکنیک شما 25 دقیقه را کاملا متمرکز روی یک موضوع وقت می گذارید و بعد 5 دقیقه استراحت می کنید. در 25 دقیقه ای که روی کار خود تمرکز می کنید باید به تمام مزاحمت های اطراف بی توجه باشید یعنی نوتیفیکشن گوشی، رسیدن ایمیل تازه و… نباید حواستان را پرت کند. اگر می توانید در این مدت، گوشی را از دسترس خود دور کنید.

وقتی از این تکنیک برای انجام کارهای خود استفاده می کنید، باید به خاطر داشته باشید که استراحت کردن هم بخش اجباری این تکنیک است. حتما باید بین زمان های خود، 5 دقیقه استراحت را در نظر بگیرید و آن را حذف نکنید. البته در این تکنیک می توانید زمان را متناسب با احتیاج خود تغییر دهید اما تکنیک اصلی همین 25 دقیقه کار متمرکز و 5 دقیقه استراحت است.

در این زمان کوتاه برای استراحت می توانید آب بنوشید، کمی حرکات کششی انجام دهید. پنجره را باز کنید و هوای تازه تنفس کنید تا برای یک 25 دقیقه دیگر آماده شوید.

بعد از 4 پومودورو یا محدوده زمانی 25 دقیقه، یک استراحت بلندتر 15 دقیقه ای دارید. در این 15 دقیقه می توانید کارهایی مثل سر زدن به شبکه های اجتماعی را انجام دهید یا چیزی بخورید.

6. در برنامه ریزی کردن واقع بین باشید

این نکته را باید قبل از آغاز برنامه ریزی در نظر بگیرید. شما خودتان را بهتر از هر کسی دیگری می شناسید. برنامه ریزی دیگران لزوما برای شما مناسب نیست و برنامه شما هم برای دیگران تاثیری ندارد.

هر کسی باید برنامه ریزی خود را مطابق با کارها و وظایف طول روز و توانایی خود در انجام کارها تنظیم کند. ارزش های شخصی و اولویت های شما، روی فعالیت های روزمره تان تاثیرگذار هستند.

شاید زیاد در شبکه های اجتماعی دیده باشید که برنامه روزانه افراد پیروز را به اشتراک می گذارند. باید در نظر داشته باشید که تکرار کردن آن برنامه برای شما، لزوما به پیروزیت تان منجر نمی گردد. شما باید متناسب با اهداف و سبک زندگی خود، یک برنامه ریزی شخصی داشته باشید.

در برنامه ریزی خود باید واقع بین باشید. مثلا سرعت انجام کارهایتان را در نظر بگیرید و از خودتان توقع نداشته باشید که کاری را زودتر از حد معمول انجام دهید در حالی که اصلا در توان شما نیست. برای هر کاری به میزان احتیاجتان وقت بگذارید. برنامه روزانه خود را پر از وظایف و کارهای سنگین و مهم نکنید و حتما زمانی را برای استراحت و سرگرمی در نظر بگیرید.

دقت کنید که برنامه ریزی شما وحی منزل نیست. باید در نوشتن آن انعطاف داشته باشید تا بتوانید حوادث غیرمنتظره و کارهایی که بدون برنامه ریزی اضافه می شوند در آن بگنجانید. در نهایت باید بدانید که پایبند نبودن به برنامه تا زمانی که مشکل بزرگی در وظایف روزانه شما ایجاد نکند، اشکالی ندارد و نباید باعث ناامیدی شما گردد.

برای همه ما اتفاق می افتد که گاهی تنبلی کنیم یا غرق در دنیای مجذوب کننده شبکه های اجتماعی شویم. کاری که باید انجام دهید این است که از تجربه های خود درس بگیرید و کوشش کنید تا دفعه بعد، برای پایبندی به برنامه ریزی بیشتر کوشش کنید و تسلیم کارهای بی فایده نشوید.

جمع بندی

برای اینکه به اهداف خود برسید و بهره وری بیشتری در زندگی روزمره داشته باشید، باید برای انجام کارهای خود برنامه ریزی کنید. برنامه ریزی کردن کار سختی است و زمان زیادی می خواهد. در ابتدا ممکن است نتوانید به آن پایبند باشید اما با ایجاد تغییرات کوچک، می توانید کم کم آن را اصلاح کنید تا واقع بینانه تر گردد.

کوشش نکنید تا برنامه ای را که برای شما مناسب نیست، حتما اجرا کنید. گاهی ضروری است که برنامه را تغییر دهید تا قابل انجام باشد. برنامه ای که برای دیگران مفید بوده، ممکن است اصلا برای شما مناسب نباشد و از پس آن برنیایید.

در نهایت با انجام کارهایی مثل استفاده از تکنیک پومودورو، نوشتن برنامه واقع بینانه و در نظر گرفتن مشوق هایی برای انجام به موقع کارها، کوشش کنید تا به برنامه ریزی خود پایبند باشید و در راستا رسیدن به هدف های خود گام بردارید.

منبع: Developgoodhabits

منبع: دیجیکالا مگ

به "چگونه به برنامه ریزی خود پایبند باشیم؟ (6 استراتژی موثر)" امتیاز دهید

امتیاز دهید:

دیدگاه های مرتبط با "چگونه به برنامه ریزی خود پایبند باشیم؟ (6 استراتژی موثر)"

* نظرتان را در مورد این مقاله با ما درمیان بگذارید